كيفية اعداد خطة عمل

خطة العمل

عندما ينوي شخصٌ ما عمل مشروعٍ معينٍ في حياته فإنه يكون بحاجة لخُطّة عملٍ متقنة وواضحة الأهداف والمعالم كي تساعده على الوصول لأهدافه بدقة و ملحوظ، لأن البدء بتنفيذ أي مشروعٍ مهما كان بسيطًا فإنه لن ينجح إذا تم من غير خطةٍ مبدئية توجه المشروع لتحقيق مبتغاه ومردوده المادي أو المعنوي للفرد، وخطة العمل تعني الاتجاه أو الخريطة التي سيسلكها صاحب المشروع باتجاه الطريق الصحيح الذي يحقق أهدافه، فهو يدرس من خلالها الإمكانيات المتاحة للمشروع ورأس المال والصعوبات التي ستواجه العاملين وكيفية العمل وغيرها من الأمور الدقيقة التي لا بد لمنفذ المشروع أن يأخذها بعين الاعتبار كي يقلّل من الخسائر المحتملة ويصل إلى أهدافه المتوقعة في الوقت المحدد لها، وخطة العمل ترسم استراتيجية واضحة لتقديم الحلول المقترحة للمشكلات التي قد تواجه المشروع خلال فترة تنفيذه، كما تدرس أوضاع الموظفين المختلفة ورواتبهم وتزيد من مهاراتهم وقدراتهم على أداء أعمالهم بدقة ومهارة عالية، كما تزيد من تركيزهم وتوضح لهم كيفية أداء الأعمال المطلوبة بخطوطها العريضة للوصول إلى الأهداف خلال فترة زمنية محدّدة، وفي هذا المقال سيتم الحديث عن كيفية إعداد خطة عمل، وأهداف خطة العمل وعناصرها وأهم فوائدها.

كيفية إعداد خطة عمل

• تدوين وصفٍ دقيق وكامل للمشروع والقضية الأساسية فيه وموازنتها مع الموظفين و واحتياجات الإدارة.
• تحديد الأهداف النهائية التي يسعى المشروع لتحقيقها، بحيث تكون أهداف واقعية وممكنة بعيدة عن صياغة الأهداف التعجيزية التي قد تسبب إحباطًا للقائمين على المشروع في حال لم تتحقق.
• معرفة الموارد المتاحة وانتقاء فريق العمل والميزالية المالية التي يتطلبها كي يصبح قابلًا للتنفيذ على أرض الواقع، حيث أن تحديد الميزانية يساعد على تحديد اتجاه المشروع وكيفية تنفيذه.
• تحديد شركاء العمل سواءً كانوا مساهمين في رأس المال أو موظفين، كما يجب توزيع المهام على كلٍ منهم تبعًا لما يتطلبه المشروع قبل البدء بتنفيذه و على كيفية أداءه بدقة.
• تحديد الفئة المستهدفة من قبل المشروع وذلك بمعرفة العملاء أو الزبائن الذين ستوجه إليهم خدمات المشروع وعرض الفكرة عليهم قبيل البدء بالمشروع.
• تحديد المشكلات المتوقعة والعقبات التي قد تواجه خطة العمل ووضع الحلول والأفكار المناسبة لحلها والتعامل معها خلال المشروع.
• عمل جدول زمني لتنفيذ المشروع والذي يحدد توقيت البدء بتنفيذه والوقت المتوقع لإنجازه وإتمامه.
• دراسة الجدوى الإقتصادية والمؤشرات الخاصة بنجاح المشروع والتأكد المسبق من إمكانية تحقيقها خلال فترة زمنية معينة.
• دراسة الوضع الحالي بدقة وإمكانية تحقيق الأهداف تبعًا للوضع الراهن.
• دراسة دقيقة لأوضاع المنافسين للمشروع من نفس المجال قبل البدء بتنفيذه، وذلك بالإطلاع على ميزاتهم وعيوبهم وعمل خطط جديدة ومبتكرة للتميز وإثبات التقدم عليهم والسعي لتجاوز العقبات والعيوب التي يمرون بها بوضع حلولٍ مسبقة للعقبات والصعاب المشابهة في نفس المجال.
• إعداد قائمة من البدائل الإضافية والتي تحتوي على مجموعة من الاحتمالات أو الطرق التي سيتم اللجوء إليها في حالات التغير المفاجيء في خطة العمل أو طريقة التنفيذ.

أهمية خطة العمل

• تهدف خطة العمل إلى تحديد القرار النهائي فيما يتعلق بالمشروع الجديد، سواءً بتطوير المشروع الحالي أو التوقف التام عن فكرة المشروع أو استبداله بمشروعٍ آخر.
• تساهم خطة العمل في تعريف صاحب المشروع أو المنشأة بعدد من المحتملة التي سيواجهها أثناء التنفيذ، وتجعله أكثر استعدادًا لمواجهتها بحرفيّة عالية لتجنب أكبر قدرٍ ممكنٍ من الخسائر.
• تدعم خطة العمل صاحب المشروع وتحميه من الوقوع في الأخطاء التي قد تكلفه مبالغ كبيرة، كما تكشف له نوعية المنتجات وكيفية توزيعها والفئات التي ستشملها الخدمات والأرباح التي سيحققها، كما تبين له حجم المنافسين للسلعة أو المنتج ومعدل الطلب الجماهيري عليها في المنطقة التي سيتم فيها المشروع وذلك بدقة عالية.
• تساعد خطة العمل في معرفة الإمكانيات الفعلية لصاحب المشروع من كل الجهات البشرية والمالية ومدى الجاهزية الحقيقية لتنفيذ المشروع ووقت البدء به.
• تقلل خطة العمل من احتمالية الفشل في المشروع وتضمن لصاحبه عدم المغامرة بالتكاليف العالية في مشروعٍ قد لا يحقق لصاحبه ما يطمح إليه، لذا فإن خطة العمل تساعد صاحبه على ترتيب أفكاره والعمل ضمن خطواتٍ محددة ومدروسة مسبقًا دون الحاجة إلى تعديلاتٍ كثيرة خلال التنفيذ.
• تمنح خطة العمل صاحب المشروع نوعًا من الثقة بالنفس لأنها تجيب على كثير من التساؤلات التي يطرحها عقله حول مدى نجاح المشروع مستقبلًا فتزيل عنه الغموض وتظهر خطوطه العريضة.

عناصر خطة العمل

• الملخص التنفيذي: وهو أهم عناصر خطة العمل لكنه يُدوّن في نهاية خطة العمل ليشمل كل محتويات الخطة كاسم صاحب المشروع ونوعية المنتجات المقدمة وأماكن تسويقها والفئات المستهدفة وطبيعة المنافسين وأسماء المساهمين والموظفين وطبيعة عمل كلٍ منهم والميزانية المالية المخصصة للمشروع والعقبات المتوقعة خلال المشروع وغيرها.

• خطة التسويق: وهي تشمل الأسلوب أو المنهج المتبع لبيع المنتجات أو تسويق الخدمات للفئة المستهدفة، وتشمل وصفًا دقيقً لطبيعة المنافسين في المنطقة ومواصفات الزبائن والأساليب التي تشجع الزبائن على الشراء أو اعتماد خدمات هذا المشروع ووضع خطة منظمة لتسويق المشروع كتحديد الأسعار المتفق عليها وأماكن التوزيع وأسلوب التسويق والترويج للبضائع والخدمات ومدى نجاحه وفعاليته في تحقيق الأهداف.

• خطة الإنتاج والتشغيل: وهي الخطة التي يتم إعدادها بعد معرفة خطة التسويق، وفيها يتم إدراك طبيعة السوق والزبائن المستهدفين ونوعية الخدمات والسلع التي سوف تقدم لهم تبعًا لآلية التسويق، والتعرف على حجم الطلب على هذه السلع والخدمات التي يقدمها المشروع للمستهدفين.

• الخطة المالي: والتي تتضمن أهم عناصر خطة العمل، حيث يتم فيها تحديد التكاليف المطلوبة لتنفيذ المشروع وومعرفة رأس المال الحقيقي للمشروع وأماكن توزيعه خلال العمل ورواتب الموظفين والإيرادات المتوقع تحقيقها خلال فترة زمنية معينة مما يحدد لصاحب المشروع نسبة الأرباح والخسائر المتوقعة للمشروع مسبقًا.