اذهب إلى: تصفح، ابحث

كيف تكتب تقرير

التاريخ آخر تحديث بتاريخ 20 / 02 / 2019
الكاتب Mais Ali

كيف تكتب تقرير

كتابة التقارير

كتابة التقارير هي من الأمور الضرورية والمتكررة والتي يقوم بها الكثيرون حول العالم ومن مختلف التخصصات والمهن، فالطبيب يحتاج لكتابة التقارير، والطالب في الدراسات العليا يبحث عن كيف يكتب التقارير، حتى رجال الأعمال والمهندسين، يحتاجون لكتابة التقارير وتقديمها وعرضها للحصول على المشاريع وغير ذلك من الأهداف. في هذه المقالة سيتم عرض أبرز النقاط والخطوات الواجب اتّباعها أثناء إعداد وكتابة تقرير ما، وهذه الخطوات عامّة في جميع المجالات، ويمكن ممارستها للوصول إلى تقرير احترافي وممتاز.

مواصفات التقرير

يختلف الأسلوب المتّبع في كتابة التقرير عن أيّ أسلوب أدبي آخر، حيثُ أنّ أبرز ما يميّز التقرير عن غيره وجود الصفات والمميزات الآتي ذكرها:

  1. أن يكون التقرير مكتوب بصيغة رسميّة، وباستخدام كلمات رسمية. هذا يعني ضرورة الابتعاد عن المصطلحات والتعبيرات الغير رسمية.
  2. التقرير يجب أن يكون مقسّماً لعدة أقسام هي: المقدّمة، وجسم التقرير (وهو المحتوى الأساسي المراد عرضه)، وخاتمة للتقرير المكتوب.
  3. التركيز في كتابة التقرير على عرض الأرقام والمعلومات التي تخص الموضوع الذي يتم كتابة التقرير عنه. هذا الأمر يعني الابتعاد عن عرض الأفكار ومناقشتها وإثباتها، فهذا ليس محلّه.
  4. في أغلب الحالات، يكون التقرير موجّهاً ومستهدفاً فئة معينة من الناس (مثل المدراء في مجال معين، أو الوزراء في حكومة معينة، أو أخصائيون معينون في تصنيف محدد).
  5. الإكثار من استخدام الجداول والرسومات البيانية، والأشكال التوضيحية، والتي تعرض المعلومات والأرقام والإحصائيات بطريقة سهلة ومختصرة بحيث يسهل المقارنة بين الأرقام بسهولة.
  6. النقطة الأهم، أن كتابة التقرير يجب أن تحوي على ذكر توصيات معيّنة كنتيجة ومحصّل للتقرير، فلا يكفي مجرد عرض للمعلومات والأرقام بدون تلك التوصيات.

طريقة كتابة تقرير

التجهيز والتخطيط قبل كتابة التقرير

حتى يكون التقرير الخاص بالشخص المعدّ له ناجحاً ومميزاً وموافقاً لأعلى المعايير في كتابة التقارير، فيجب أولاً أن يقوم بالتخطيط له بشكل جيّد، حيثُ يكون الهدف من كتابة التقرير واضحاً له ومرافقاً له طوال الوقت التي يقضيه في التحضير وفي كتابة التقرير، كما أنّ المشكلة التي يعرضها التقرير ويعمل على حلّها تكون حاضرةً أيضاً.

كذلك، من الأمور المهمة للتحضير لكتابة التقرير ما يلي:

  1. يجب أن يتم معرفة الأشخاص أو الجهات المستهدفة من التقرير، فبناءً عليهم يكون مقدار التفصيل في التقرير، أو يكون التركيز على أمر معين، أو يكون أسلوب الكتابة فيه والمصطلحات المستخدمة فيه. فكل ذلك يختلف بحسب الخلفية العلمية لهؤلاء الأشخاص، والمناصب والوظائف التي يتقلّدونها. مثلاً، إذا كان التقرير موجّه لوزير، يختلف إذا كان التقرير موجّه لمدير دائرة معيّنة صغيرة، وهكذا.
  2. كذلك، فإنّه يجب معرفة السبب الذي دعا الشخص لأن يكتب التقرير، فوضوح السبب يجعل الكاتب يصبّ كل تركيزه على السبب وعلى إيجاد حل له من خلال تقديم توصيات في التقرير.
  3. أيضاً، فإنّه يجب معرفة طريقة الاستفادة المطلوبة والمرجوّة من إعداد وكتابة هذا التقرير، هذا الأمر سيساعد في طريقة عرض المعلومات وتحليلها وتقديم التوصيات وشكلها.
  4. أحد أهم الأمور التي يجب مراعاتها أثناء التخطيط لكتابة التقرير هي معرفة نوع وشكل التقرير الذي يريد الشخص تقديمه، فهناك: تقرير الأعمال، وهناك التقرير التقني، وهناك التقرير الإداري، وهناك التقرير المالي، وهناك التقرير الاجتماعي.
  5. من ذلك أيضاً، ضرورة معرفة وتقدير حجم التقرير المراد إعداده وكتابته، الأسئلة التالية تساعد في هذا الأمر: هل المطلوب إعداد تقرير موجز؟ أم المطلوب كتابة تقرير تفصيلي طويل؟ وما هو عدد الصفحات المطلوب أو المتوقع كتابتها؟ ما هي كل المشاكل المراد معالجتها في التقرير؟ ما هي المعلومات المراد جمعها وتحليلها خلال هذا التقرير؟ ما المدة المطلوب فيها إنجاز التقرير وإنهاؤه؟
  6. معرفة إن كان الباحث وكاتب التقرير يحتاج لجمع معلومات معينة لغايات استخدامها في التقرير، فقد يتطلب أن يقوم بعمل استبيان أو استفتاء لمعرفة راي فئة معينة من الناس بشيء معين، أو قد يحتاج للرجوع لدراسات سابقة نشرت معلومات وإحصاءات معينة يحتاجها.

أثناء كتابة التقرير

بعد التجهيز الجيد لكتابة التقرير، يأتي دور القيام بكتابة التقرير، حيثُ قيام الشخص بتقسيم التقرير لأجزاء فهذا يسهّل عليه أمر التقرير، فالتقرير الممتاز يمكن تقسيمها إلى ما يلي من أقسام:

  1. المذكرة أو الرسالة: ويكون فيها تقديم المعلومات الأساسية التي تخصّ التقرير، وتخص الكاتب، وسبب كتابة التقرير، بالإضافة إلى كتابة ملخّص عن النتيجة وأبرز التوصيات.
  2. عنوان التقرير الرئيسي: ويكون كتابته بخط كبير وواضح للقارئ.
  3. المقدمّة: ويكون فيها كتابة فقرة قصيرة لا تتجاوز 250 كلمة، ويكون فيها ذكر عن المشكلة الأساسية التي يعالجها هذا التقرير.
  4. جسم التقرير الرئيسي: ويتم فيه كتابة تفصيل المعلومات والدراسة والمشكلة وتحليلها بأدق التفاصيل المطلوبة. يفضل تقسيم جسم التقرير لفقرات وعناوين فرعية تناسب محتوى التقرير المراد كتابته.
  5. خاتمة التقرير: ويتم فيه كتابة أهم وأبرز النتائج التي تم الوصول لها من خلال التقرير، مع كتابة ملخص عن المشكلة التي عالجها التقرير.
  6. التوصيات: ويتم فيه تفصيل دقيق لجميع التوصيات المقترحة والتي يقدمها التقرير لمعالجة السبب الرئيسي الذي تم بحثه في التقرير.
  7. المراجع: ويكون فيها ذكر قائمة المراجع والأبحاث والكتب والمجلات التي رجع لها الكاتب في التقرير، حيث يجب ذكر اسم المرجع، ومؤلفه، وسنة طباعته ونشره، ودار النشر، ورقم الطبعة، وأرقام الصفحات أو الأجزاء التي استخدمها، وإن كان روابط لمواقع إلكترونية، فيُفضل وضعها أيضاً.
  8. الملحق: ويتم في ذكر أي رسومات وجداول تفصيلية أكثر من تلك المعروضة والمذكورة في التقرير، وتكون بمثابة مرجع يعود لها القارئ بحال أراد الاستزادة من معلومات معينة.

المراجع

  1. Deakin University: Report writing.
229 عدد مرات القراءة
الحقوق محفوظة لموقع مقالات 2018