نظم المعلومات الإدارية
باللغة الإنجليزية Management Information Systems، وتختصر بالأحرف الثلاث MIS، نظم محوسبة تعتمد في عملها على وجود مجموعة من البرامج والأجهزة معًا لتؤدي عملها على أكمل وجه، وانطلاقًا من الأهمية العظيمة التي تؤديها فإنها تعد بمثابةِ عمود فقري للعمليات في المنشآت والمؤسسات، ويقع على عاتقِ هذه النظم مسؤولية استقطاب من مختلف الأنظمة المتوفرة وتحليلها وتوظيفها في إعداد التقارير المفيدة في عملية صنع القرار واتخاذه إداريًا، كما أن نظم المعلومات الإدارية علم مهتم في وضع عمل الأنظمة المختلفة تحت مجهر الدراسة والتحليل Management Information Systems (MIS) shopify, 16/6/2020.
كما أن نظم الإدارية علمُ متخصص في دراسة مكونات المنظمات من أشخاص وتكنولوجيا وما يربط بينهم من علاقات، لذلك فإنها تعود بعظيم النفع والفائدة على المنشآت عند استخدامها في تحقيق الفائدة القصوى من الاستثمارات لكل من العمليات التجارية والمعدات والأفراد، إذ يعتبر بمثابةِ بوصلة لتوجيه الأفراد نحو الطريق الصائب لاستخدام التكنولوجيا بما يتماشى مع خدمة المنشأة، ويشار إلى أنها الوسيلة المثلى لتحسين حياة المنشآت Department of INFORMATION AND OPERATIONS MANAGEMENT mays.tamu, 16/6/2020.
أنواع نظم المعلومات الإدارية
- تعتمد المنظمات النموذجية وجود ستة أنواع من نظم المعلومات الإدارية في دعم أعمال المستويات التنظيمية فيها، وتدرج الأنظمة أدناه تحتها Six Major Types of Information Systems Sonia Kukreja, managementstudyhq, 16/6/2020:
- نظام معالجة المعاملات Transaction Processing System: يشار له اختصارًا بـ TPS، يعتبر هذا النظام هام للشركات التي تحتاج إلى إخضاع معاملاتها للمعالجة للاستمرار في ممارسة العمليات والأنشطة التجارية اليومية لها، بحيث تكون كل معاملة مؤثرة على المنظمة بشكل ملحوظ، وتتفاوت المعاملات المقصودة وفقًا لطبيعة أعمال المؤسسة ووحداتها، إذ تحتاج وحدة التصنيع إلى معالجة معاملات إدخال الطلبات والشحن واستلام البضائع، أما في وحدة فإن الأمر يتطلب معالجة عمليات الإيداع والسحب وصرف الشيكات وكل العمليات ذات العلاقة.
- نظام أتمتة المكاتب Office Automation Systems: يرمز لها اختصارًا بـ OAS، نظام مؤلف من حزمة من الاتصالات والتقنيات والحواسيب يديرها مجموعة من الأشخاص لغاياتِ إنجاز جملة من المهام الرسمية، وتتمثل أهميته في تنفيذ المعاملات المكتبية وتقديم الدعم لكافةِ الأنشطة الرسمية بمختلف المستويات التنظيمية في المنشأة، كما تقع على عاتق هذه الأنظمة مسؤولية تقسيم المهام وتصنيفها ما بين إدارية وكتابية، فتكون الأخيرة شاملة على الأنشطة الممكن تنفيذها بدعمٍ من أنظمة تشغيل آلية للمكاتب وطباعتها وتنسيقها وجدولة الاجتماعات وحفظ التقويم وغيرها، أما في سياق الأنشطة الإدارية فيدرج تحتها كل من إنشاء رسائل وإصدار التقارير وعقد المؤتمرات وإدارة شؤون المنشأة والتحكم بها، مع القدرة على دمج التطبيقات مع العمل منها برنامج معالج الكلمات Microsoft Word والبريد الإلكتروني وغيرها.
- نظام العمل المعرفي Knowledge Work Systems: تُرمّز بـ KWS، مجال من مجالات نظم المعلومات الإدارية المسؤولة عن تصميم المعرفة وتعزيز إنشاؤها مع التحقق من دمج المعرفة بالمهارات التقنية وتوظيفها بالشكل الأمثل في مجال الأعمال، وتفتح الأفق أمام العاملين في بناء المعلومات ونشرها واستقطاب المعارف الجديدة بالاعتماد على مجموعة من الأدوات منها أدوات التحليل والاتصالات وإدارة المستندات والرسومات، كما يمكن الاستعانةِ بها خارج إطار المنظمة ليكون العامل قادرًا على الولوج إلى قواعد البيانات الخارجية بكل يسر، من الأمثلة الحقيقية على هذا النظام:أنظمة التصميم بمساعدة الكمبيوتر (CAD)، وأنظمة وغيرها.
- نظم دعم القرار Decision Support Systems: تختصر بـ DSS، من أكثر الأنظمة الإدارية تفاعل في استخدام الحاسوب لخدمة في المؤسسات في عملية صنع القرار بعد معالجة المعلومات ووضعها بين يدي المديرين، كما يستعرض المعلومات الضرورية المحفزة على اختيار القرار الأذكى والأنسب من بين مجموعة من القرارات المتوفرة، وتفيد في حل المشكلات الإدارية وتنفيذ المهام وتمكين الإدارات من الوصول إلى حلولٍ منطقية من خلال القدرة التحليلية وإجراء المقارنة بين أكبر عدد من أنظمة المعلومات المختلفة، وتستخدم عددًا من نماذج القرار لغاياتِ تحليل البيانات والخروج بالخلاصة وتخليص البيانات.
- نظم الدعم التنفيذي executive support systems: تختصر بـ ESS، نظام معلوماتي يرتكز على استخدام الحاسوب لمساعدة الإدارة العليا في المننظمة لاتخاذ القرار الأمثل، وتمتاز القرارات باستخدام نظم الدعم التنفيذية بأنها غير روتينية وتعود بالأثر على المنظمة ككّل؛ لذلك فإن التأني والدقة في اتخاذها أمر بالغ الأهمية، وعند إجراء مقارنة بين نظم دعم القرار ونظم الدعم التنفيذي فإن الأخيرة تقدم قدرات وميزات حوسبة أفضل من الأولى، إذ يستخدم فيها اتصالات وطرق عرض وبرنامج جرافيكية واستعراض للمعلومات على شكل رسوم بيانية أفضل تمكن المديرين التنفيذيين من استنباط الحلول الجذرية للمشاكل، مع استخدام بيانات داخلية فعالة ودمجها مع تلك المستقطبة من المصادر الخارجية منها قوانين الجديدة والمنافسين الجدد، وفي استخدام أظمة الدعم التنفيذي يمكن تتبع أنشطة المنافسين والتنبؤ بالفرص والاتجاهات وتحديد الفرص مع مراقبة الأداء.
أهمية نظم المعلومات الإدارية
تتمثل أهمية نظم المعلومات الإدارية بما يلي Importance of the Management Information System Jim Woodruff, 16/6/2020:
- المساهمة في تحديد معايير الأداء الواجب تنفيذها لغايات تحقيق الأهداف المنشودة من وجود المنظمة.
- زيادة فرص تطور العمل.
- وضع صاحب العمل أمام الأمر الواقع وإطلاعه على الانحرافات وتحفيزه على خلق الحلول الجذرية لها، وبالتالي اتخاذ الإجراءات التصحيحية في أنسب الأوقات.
- استقطاب البيانات وجمعها حول كافة المعايير والمقاييس الضرورية لمهام المنشأة.
- إصدار تقارير متخصصة حول الإنتاجية والأداء يوميًا وأسبوعيًا وشهريًا.
- المساعدة في تقييم أداء الموظف ومراقبة الأداء بشكل عام.
- تحليل تكلفة المنتج.
- رسم خطط الجدولة ومراقبة المخزون.
- مساعدة المنشأة على خوض المنافسات الكبيرة.
- تقديم تقارير حول ما يجب إنجازه وما يجب الابتعاد عنه تمامًا.
- وسيلة فعالة في اتخاذ القرارات الهامة ورفع كفاءة وتحسين أداء الموظفين.