إدارة الوقت

إدارة الوقت بكفاءة

إدارة الوقت هي العملية التي يُنظَّم فيها الوقت ويُوزَّع للقيام بالأنشطة والمهام المختلفة بما يتناسب مع ما هو متاح من وقت، الأمر الذي يُمكِّن من العمل بفعاليةٍ وكفاءة أكثر، ويُساعد على تقليل الهدر قدر الإمكان، مع المحافظة على التوازن بين الوقت المتاح والأعمال الواجب تنفيذها.
عدم التمكُّن من إدارة الوقت بفعاليةٍ وبالشكل الصحيح يُعرِّض العمل للضغوط والتوتر، وهو ما يسببه ضيق الوقت وعدم القدرة على تنفيذ المطلوب، هذا بالإضافة إلى أن الفشل في إدارة الوقت سيُؤدِّي إلى أن يصبح الشخص قليل الفعالية والكفاءة في إنجاز أعماله، في الوقت الذي يمتلك فيه الجميع قدر الوقت ذاته، ومن ثمَّ لا مبرر لأن يكون شخصٌ ما أكثر فعاليةً من الآخر في إنجاز مهامه وأنشطته وأعماله.
تقدم هذه المقالة عددًا من التقنيات والإرشادات التي من شأنها المساعدة في إدارة الوقت بطريقةٍ فعالة، تضمن من خلالها استثمار الجزء الأهم من الوقت فيما يحقق النفع والفائدة وإنجاز المهام المطلوبة، بعيدًا عن والتوتر اللذين يسببهما ضيق الوقت.

نصائح لإدارة الوقت بفعاليةٍ أكثر

تحديد المهام والأعمال

أول خطوةٍ في عملية إدارة الوقت هي تحديد المهام والأعمال والأنشطة الواجب تنفيذها وإنجازها في وقتٍ محدد، ويتضمَّن هذا معرفة ما هو مطلوب تمامًا، وتحديد الأمور التي ليس لها أولوية كبيرة ويُمكن تأجيلها إلى وقتٍ لاحق أو بعد الانتهاء من الأمور ذات الأولوية القصوى.
من الجيد أيضًا تحديد الوقت المُتوقَّع لإنجاز كل مهمةٍ من المهام التي حُدِّدت مسبقًا، ومن ثمَّ توزيع بما يتناسب مع ذلك.

إنشاء جدولٍ زمني

سواءً كانت ورقةً تُدوِّن عليها قائمة الأعمال التي ستُنفذها، أو استخدام على الهاتف من تطبيقات To-Do List، أو حتى تسجيل المطلوب تنفيذه في مفكرةٍ ما، فمن الضروري إنشاء للأمور المطلوب تنفيذها وفق ما حُدِّد في الخطوة السابقة وبناءً على أولوية كل أمرٍ من تلك الأمور وما يحتاج إليه من وقتٍ والموعد المحدد لتنفيذه.
يساعد هذا في ترتيب الأمور وجعل قائمة المهام والأعمال أكثر وضوحًا، ويجعلك أكثر قدرةً على إدارة الوقت والتحكم فيه.

المرونة والواقعية

على الرغم ممَّا ذُكِر آنفًا، لا يعني هذا أبدًا أن يكون الشخص صارمًا تجاه وقته ومُحاولة استغلال كل لحظةٍ بالشكل الأمثل، ففي النهاية لا بد من الاعتراف بأنه لا توجد طريقة أو أسلوب يمكن من خلاله كل لحظةٍ من الوقت.
لا بد أن يكون المرء واقعيًّا في سعيه إلى إدارة الوقت بفعالية، فيُعطى كل جانبٍ من جوانب الحياة ما يحتاج إليه من وقت؛ فهُناك مثلًا حاجة إلى وقتٍ كافٍ للنوم، ووقتٍ للظروف الطارئة، وآخر للعائلة والأصدقاء، كما أن هناك حاجةً إلى وقتٍ للعمل أو الدراسة وغير ذلك من الأمور.
أيضًا بعض الأمور تحتاج إلى وقتٍ أكثر من المُتوقَّع، لذا يجب أن يكون جدول أداء المهام مرنًا أكثر ليستوعب ما يطرأ من أمورٍ تحتاج إلى مزيدٍ من الوقت.

التسويف وسوء التركيز

بخُصوص التسويف، لا توجد طريقة واحدة مثلى للتخلص منه أو التحكُّم فيه، لكن لا بد من معرفة أنه ليس من الضروري أن تكون الأمور دائمًا مثاليةً لإنجاز ما يُطلَب من مهام وأعمال، بل لا بد من إجبار النفس وشحذ الهمم أحيانًا -وربما غالبًا- على إنجاز المهام، لا سيما تلك التي لها وقت محدد، فالأمر يتعلق أكثر بالإرادة والرغبة والإصرار على إنجاز المهمة تحت أي ظرف.
سوء التركيز هو عامل آخر من العوامل التي تحدُّ من القدرة على إدارة الوقت بفعاليةٍ وكفاءة، فتَشتُّت الانتباه و خلال تنفيذ مهمةٍ ما يؤدي إلى هدر وقتٍ أكثر من الوقت المطلوب لو نُفِّذت بتركيزٍ أكثر.
لذا، لإدارة الوقت بفعاليةٍ أكثر، من المهم جدًّا أن يكون هناك قدر كبير من التركيز في تنفيذ المهام وتجنُّب كل مصادر التشويش والتشتُّت.

قاعدة 80/20

تُعدُّ قاعدة 80/20 طريقةً رائعة لإدارة الوقت بأسلوبٍ أكثر فعالية، إذ تقول هذه القاعدة إن نحو 80% من النتائج تأتي من نحو 20% من الجهود.
ومن ثمَّ، وبإسقاط هذه القاعدة على الوقت، فإنَّ 80% من الأعمال الواجب تنفيذها يمكن أن تُنجَز في 20% من الوقت المتاح، وبالتأكيد يمكن تحليل الأمور وفق هذه القاعدة بطرقٍ أخرى غير ذلك وفق ما هو مناسب.

العادات السيئة

العادات السيئة هي السبب الأول لضياع الكثير من الوقت دون فائدة تُذكَر، سواءً كانت عبر مشاهدة الكثير من الأفلام أو قضاء الكثير من الوقت في تصفُّح الإنترنت و أو النوم لعدد ساعاتٍ أكثر من اللازم، ويمكن التخلص من هذه العادات عند الرغبة الجادة في تنظيم الوقت وإدارته بطريقةٍ مثلى.

المهم أولًا

الكاتب الأمريكي الشهير مارك توين قال ذات مرة: “إن كانت وظيفتك تقتضي أن تأكل ضفدعًا كل يومٍ فمن الأفضل أن تفعل ذلك صباحًا في أول يومك، وإن كانت وظيفتك تقتضي أن تأكل ضفدعَين فمن الأفضل أن تأكل الأكبر أولًا”.
الفكرة هنا في ترتيب الأولويات، فيجب أداء المهام ذات الأولوية القصوى أولًا، وهذا من شأنه أن يساعد على متابعة بقية اليوم بسُهولةٍ ومرونة أكثر نظرًا إلى أن الجزء الأهم من العمل يكون قد تمَّ بالشكل الصحيح وفي الوقت المطلوب.

أهمية الرفض

الوقت محدود، ومن الطبيعي ألا تكون هناك إمكانية لتنفيذ مهام جانبية قد تُطلَب منك؛ لذا من الضروري جدًّا رفض أية مهام جديدة ما دام جدول المهام الزمني مزدحم، فالمهام والأولويات المدرجة ضمن الجدول الزمني هي الأهم، ومن الطبيعي ألا يُقبَل أي عملٍ إضافي يمكن أن يؤثر على الوقت المحدود.

فواصل من الراحة

توصي بعض الدراسات والتقارير بأن يكون هناك فاصل زمني للاستراحة خلال العمل، ويجب أن يكون هذا الفاصل نحو 17 دقيقةً لكلِّ ساعة عمل.
قد لا يولي الكثيرون أهمية لهذا الأمر، أو ربما ليس لديهم متسع من الوقت لتنفيذ ذلك، ولكن يمكن فعله بوتيرةٍ أقل بالتأكيد. هذا من شأنه أن يساعد العقل ليكون أكثر تركيزًا خلال العمل وأكثر فعاليةً وكفاءة في تنفيذ المهام المطلوبة.

تحويل المهام الرئيسية إلى عادات

بعض المهام والأعمال رئيسية وتُنفَّذ دائمًا وربما يوميًّا، ولإدارةٍ أكثر كفاءةً للوقت من الأفضل أن تكون مثل تلك المهام والأنشطة عاداتٍ دائمة وروتينية.

كل هذا من شأنه أن يُكرِّس تلك المهام في عقل الشخص ويجعل مسألة تنفيذها شيئًا أساسيًّا لا يمكن نسيانه أو تجاهله.