كيفية اعداد خطة عمل ادارية

خطة عمل

يمكن تعريف مصطلح خطة العمل بأنه عبارة عن وثيقة أو بيان رسمي يوضح أبعاد المسار الذي ستمضي المنشأة قدمًا بتنفيذه لتحقيق أهدافها التجارية، وتستعرض خطة العمل بشكلٍ عام العمليات والممارسات الواجب انتهاجها لتحقيق الأهداف المنشودة، هذا وتبيّن أيضًا المعلومات الأساسية حول فريق العمل والمنشأة، هذا وتقدم خطة العمل أيضًا أهم الأهداف والمصادر الرئيسية التي يتطلبها رب العمل لتحقيق غايته، كما تتطرق أيضًا لمعايير نجاح العمل، ونظرًا للأهمية البالغة التي تؤديها خطة العمل؛ فسيتم التعرف في هذا المقال على كيفية إعداد خطة عمل إدارية ومراحلها وأهميتها. خطة العمل

خطة عمل إدارية

تعرف خطة العمل الإدارية بأنها تلك الوثيقة الخطية التي تُقدّم مختصرًا مفيدًا للآلية التي يجب السير عليها لتحقيق الأهداف المنشودة والموضوعة من قِبل الإدارة، ويكون ذلك تبعًا لسلسلة من الخطوات المنظمة والمدروسة والخالية تمامًا من العشوائية، وتركز خطة العمل الإدارية بدورها على أهم العوامل الداخلية والخارجية التي تحف ببيئة العمل، كما تتطرق بدورها إلى خطط العمل الإدارية ووضع الجداول الزمنية وتقديم أفكار ومعلومات حول كيفية استثمار الموارد. كيفية إعداد خطة عمل إدارية

كيفية إعداد خطة عمل إدارية

يمكن إعداد خطة عمل إدارية على النحو التالي كيفية إعداد خطة العمل الإدارية:

• تقديم ملخص متكامل يستعرض أهم الأفكار الأساسية حول العمل، ويتمثل بتوضيح طبيعة العمل والأولويات في تنفيذ الأعمال التي من الواجب أن ترتكز عليها هذه الخطة الإدارية، كما تقدم وتستعرض الأهداف بشقيّها الأساسية والفرعية؛ وذلك لتحفيز الأيدي العاملة على ترتيب الأولويات في تحقيق هذه الأهداف.
• استقطاب المعلومات والبيانات الأساسية ليصار إلى تحليلها، وبالتالي تقديم الفرضيات التي من الممكن أن تنجم عن ذلك، ورصد الإمكانيات المتوفرة لدى المنشأة بمختلف أنواعها مادية وطبيعية وأيدي عاملة، والكشف عما يحتاج إليه العمل من متطلبات.
• تقسيم المسؤوليات والمهام بين ذوي الاختصاص والمناصب، ويشمل ذلك الأيدي العاملة والموظفين في المستويات الإدارية المختلفة، ويتضمن ذلك تحديدًا دقيقًا لمهمة ومواصفات الأداء المطلوب منهم، والطريقة الواجب تنفيذ المهمة فيها، كما تحرص خطة العمل الإدارية على تحديد أهم الطرق الواجب اتباعها في التسويق والترويح لذاتها وأعمالها.
• ضرورة الأخذ بعين الاعتبار حالة الخطر وعدم التأكد الذي من الممكن أن يقف عائقًا في وجه أداء العمل المنوي البدء به، مع ضرورة الحرص على الحدِ من هذه المخاطر والتنبؤ بها قبل وقوعها، وفي حال عدم القدرة على ذلك؛ فإن وجود خطة بديلة عند وقوع الخطأ في تطبيق الخطة الأولى يعتبر واجبًا، وتُعرف باسم الخطة B في إدارة الأعمال.

يستوجب الأمر وفرة العديد من العناصر في أي خطة عمل إدارية، وهذه العناصر تتمثل بما يأتي كيفية كتابة خطة عمل إدارية:

1. عنوان البحث: بحيث تتطلب الخطة وجود عنوان رئيسي لها ليكشف بشكلٍ بمبدئي عن أبعاد وأساسيات الخطة بشكلٍ عام.
2. المقدمة، تستعرض المقدمة مجموعة من الأفكار الرئيسية لتوضيح مشكلة أو القضية الأولى التي تسعى هذه الخطة لعلاجها، كما تكشف عن الاتجاهات والأطراف المستفيدة من تنفيذ تفاصيل الخطة، ويمكن وصفها بأنها وصف مختصر للخطة بشكلٍ عام.
3. تحديد المشكلة، الخوض في صلب الموضوع والتطرق إلى الخطوات الواجب اتباعها في تنفيذ الأهداف.
4. أهمية الخطة وأهدافها، ويحتاج هذا العنصر إلى أخذ يد المهتم بالخطة ووضعه أمام مجموعة من الأفق الجديدة للبحث والتعمق في كيفية تحقيق النتائج المرجوة.
5. الدراسات السابقة، وتتمثل بالمراجع التي ارتكز عليها كاتب خطة العمل والدراسات في إعداد ما توصل إليه.

تتمثل أهمية إعداد خطة عمل إدارية وفوائدها بما يلي كيفية إعداد خطة العمل الإدارية:

1. ترسيخ عنصر الوعي لدى الأفراد في المنشأة.
2. تحفيز الأيدي العاملة على ممارسة الأنشطة على أكمل وجه، وبالتالي تحقيق الأهداف المنشودة للمنشأة.
3. تقويم سلوكيات العاملين وتوجيهها نحو الولاء للمنظمة وتحفيزها على التكاتف لتحقيق الأهداف المرجوة.
4. تحديد مسار وتوجه المنشأة وطول المدى الذي تنوي اتباعه، وذلك بتحديد نطاقها فيما إذا كان طويل أو قصير أو متوسط المدى.
5. استغلال الفرص وتحديدها والكشف عن الأولويات، والعمل على الإتيان بالطرق المثلى لاستغلال هذه الفرص.
6. الحد من الآثار السلبية المترتبة على الظروف والمتغيرات والقدرة على مواجهتها على أكمل وجه.
7. تقسيم المسؤوليات بين الأفراد في المنشأة.
8. القدرة على تمكين الإدارة بمختلف مستوياتها على التنبؤ بظهور الفرص أو مواجهة العقبات والمشاكل.
9. تسليط الضوء على المشكلات الكبرى التي تترك أثرًا عميقًا في نتائج عمل المنظمة.
10. توضيح الطريقة والكيفية التي سيصار بواسطتها إلى تخصيص الوقت والجهد والموارد في تحقيق الأهداف.
11. توفير أكبر قدر ممكن المن الجهد والموارد، وذلك من خلال تصويب ما اتُخذ من قراراتٍ خاطئة.