اذهب إلى: تصفح، ابحث

كيف تكتب خطاب رسمي

التاريخ آخر تحديث  2020-08-09 10:28:10
الكاتب

كيف تكتب خطاب رسمي

الخطاب الرسمي

الخطاب الرسمي عبارة عن رسالة مكتوبة تتخذ طابعًا رسميًا وكُتِبت لغاياتِ تحقيق أهداف وأغراض رسمية من خلال التواصل المهني بين الأطراف، وتتخذ صيغة معينة لكتابتها بالاعتمادِ على ضمائر الغائب والمتكلم، أما المستقبل فيكون عادةً رب عمل أو عمل تجاري أو منظمة وما شابه، ويطغى التعقيد والطول على جمل الخطاب الرسمي عادةً، ومن الممكن أن يكون الهدف من الخطاب الرسمي رسالة توصية أو شكوى أو تعيين أو حتى شكوى، وجميعها تصنف ضمن خطابات الأعمال الرسمية،كما يمكن أن تُرسل لغاياتِ عرضٍ وظيفي أو دعوة رسمية مثلًا، تتخذ الخطابات الرسمية مكانةً هامة في الحياة اليومية للأفراد، حيث تشكل وسيلة فعالة للتواصل بين الهيئات الرسمية ومختلف الجهات والأشخاص، كما أن الطريقة الأفضل للتعامل مع المؤسسات الحكومية وتعاملات الأفراد مع المؤسسات أيضًا، حيث تختصر الكثير من الجهد والوقت للوصول إلى الجهة المعنية، ويمكن اعتبار الخطاب الرسمي بمثابةِ وثيقة رسمية يمكن حفظها لاستخدامها في حال استدعاء الحاجةل[١][٢].

خطاب غير رسمي

أما الخطاب غير الرسمي فإنه يختلف تمامًا عن الآخر، إذ أنه رسالة عادية كُتبت بين الأشخاص الذين تربط فيما بينهم علاقة معرفة لغاياتِ نقل أخبار أو تهنئة أو مشورة أو طلب الحصول على معلومة ما منهم، وتمتاز بخلوها من أي تنسيق إذ لا تحتاج إلى الأسلوب الرسمي إطلاقًا، ويطغى عليها الطابع العاطفي والشخصي والودي، ومن الممكن استخدام المصطلحات العامية بكل سهولة ودون تكلف، تنقسم الخطابات الرسمية إلى ثلاثةِ أنواعٍ أساسية هي خطابات استعراض المشاكل وطلبات التوظيف ورسائل الأعمال[٣][٤].


كيف تكتب خطاب رسمي

عند الشروع في كتابة خطابٍ رسمي لا بد من اتباع الخطوات التالية للحصول على النتيجة المثالية[٥]:

  • ذكر اسم الجهة المستقبلة للخطاب الرسمي، كأن يكون جهة أو شخص ما.
  • خلو الورقة المكتوب عليها الخطاب من أي زخرفاتٍ وألوان تمامًا، ومن الأفضل ان يحتوي على شعار المؤسسة المستقبلة للخطاب في حال توفر ذلك.
  • من الأفضل استخدام الحاسب الآلي ليكون الخط متناسقًا واضحًا له لون واحد وحجم مناسب، وخاليًا تمامًا من الأخطاء الإملائية.
  • استفتاح الخطاب بتحيةٍ رسمية تتمثل بإلقاء السلام، ثم يكتب اسم المؤسسة المستقبلة للخطاب أو الشخص المختص.
  • ضرورة خلو اللغة المكتوبة من الأخطاء الإملائية والكنايات والتشبيهات، بحيث يكون الطلب مباشر ودقيق.
  • إرفاق تاريخ كتابة تاريخ الخطاب في الجزء الأيسر من الصفحة، بحيث يكتب العنوان وتاريخ يوم كتابة الخطاب الرسمي في أعلى الصفحة، في حال كانت اللغة المستخدمة عربية يكتب في الجزء الأيمن العلوي للشاشة، أما إذا كانت اللغة إنجليزية فتكتب في الجزء الأيسر، وتكتب على النحو 19 فبراير 2020 مثلًا عوضًا عن 19/2/2020، كما يمكن اختصار مسميات الأشهر باللغة الإنجليزية بالأحرف الثلاثةِ الأولى منها.
  • الابتعاد تمامًا عن الاستزادةِ والتكرار للعبارات والجمل، وينصح الاختصار قدر الإمكان بالشرح بحيث يكون شرحًا وافيًا وموصلًا للرسالة المرجوة محققة للغرض.
  • التخلص من فكرة استخدام النفي والتضاد تمامًا، والأفضل توظيف جمل إيجابية لإيصال الطلب المرجو.
  • الامتناع تمامًا عن إدراج أي صور في الخطاب.
  • ترك مسافة وافية بين الأسطر لتسهيل القراءة وعدم تداخل الجمل.
  • إنهاء الخطاب الرسمي بإلقاء التحية وتوجيه الشكر، وجوب أن يكون الأسلوب الختامي لكتابة الخطاب مرتبًا أنيقًا مهذبًا بحيث ينتهي بجمل إيجابية تحفز وتوطد أواصر التواصل المستقبلي بين الأطراف، وتبعًا للخطابات الرسمية ينبغي ترك 4 مسافات بين الختام والاسم الكامل للمُخاطِب، مع ضرورة الإمضاء باللون الأزرق أو الأسود في حيز فارغ بعد طباعة الخطاب.
  • إرسال الخطاب إما إلكترونيًا أو من خلال البريد، حيث ينصح بطي الخطاب لنحوِ الثلث، ثم إرجاع الجزء السفلي من الورقة نحو الأعلى، وتوضع في ظرفِ ورقي مناسب، ثم كتابة العنوان الكامل على الظرف من الخارج، بحيث يكتب فيه اسم المستلم وعنوانه التفصيلي.

الخطاب والخطبة

في اللغة العربية تعتبر الخطابة أسلوبً أو مهارة أو رسالة مقروءة هدفها الإقناع للطرف الآخر بقضيةٍ ما، ويطلق على من يتقن فن الخطابة عادةً لقب الخطيب، فيكون مؤهلًا وقادرًا على إلقاء الأفكار والآراء الإيجابية على الآخرين والتأثير فيهم واستدراجهم للإيمان بها وتنفيذها، ومن الممكن أن تكون الخطابة فن شفهي يهدف إلى استمالة واستعطافِ واستثارةِ إعجاب ورضا الجمهور، وقد يكون الكلام بليغًا يسهل فهمه بالنسبةِ للمخطوب فيهم (السامعين)، ومن أركان الخطبة: الخطيب الذي يلقي الكلام والخطاب بحد ذاته، أما الفوائد التي تترتب على الخطابة فإنها تفتح الأفق للتواصل المباشر مع الآخرين والتمكن من ممارسة مهارة جديدة غير مسبوقة، بالإضافة إلى تحقيق المزيد من النجاح، وقد يخلط الكثير بين مصطلح الخطابة والخطاب، لذلك وجب التنويه إلى أن الخطاب كل ما يقرأه ويلقيه الخطيب على مسامع الجمهور بأسلوبٍ بليغ ويكون قد أعده مسبقًا لغاياتِ العظة والاستمالة، أما الخطاب عامةً فيكون موجه لشخص بعينه باعتباره مسؤولًا عن مهمة رسمية ما تقتضي التلبية أو المناقشة، وقد وردت الخطبة في القرآن الكريم والسنة النبوية الشريفة، ومن أشهر خطب التاريخ خطبة حجة الوداع وغيرها الكثير[٦].


المراجع

  1. الفرق بين الخطاب الرسمى و الغير الرسمى hrdiscussion.com, 7/7/2020
  2. [١] تريد كتابة خطاب رسمي? تعرف على 7 أمور ضرورية لقوة خطابك، edarabia.com, 7/7/2020
  3. الفرق بين الخطاب الرسمى و الغير الرسمى hrdiscussion.com, 7/7/2020
  4. [٢] تريد كتابة خطاب رسمي? تعرف على 7 أمور ضرورية لقوة خطابك، edarabia.com, 7/7/2020
  5. كيفية كتابة الخطاب ar.wikihow.com, 7/7/2020
  6. خطابة ar.wikipedia.org, 7/7/2020
مرات القراءة 266 عدد مرات القراءة
الحقوق محفوظة لموقع مقالات 2018