كيف تكتب رسالة
كتابة الرسالة اليوم أصبح عملًا في طي النسيان، ولا يُدقق فيه أحد، بسبب الاستخدام السريع للرسائل الإلكترونية اليومية، فأصبحت الرسائل غير مهمة كما بالماضي، لأن الرسالة تستغرق وقت طويل للوصول، أما البريد الإلكتروني ففي ثواني معدودة سيصل بالرسالة أو الخطاب إلى المرسَل إليه، ولكن لا زالت الرسائل تتمتع برونق خاص، وبالتحديد عند استخدامها في كتابة الرسائل الغرامية أو الرسائل العائلية والمراسلة بين الأصدقاء المهمين، كما تعتبر الرسائل الرسمية مهمة جدًا أيضًا لأن الكثير من المؤسسات الحكومية والجامعات وبعض شركات العمل يستخدمون الرسائل الرسمية كوسيلة مراسلة أو في ورق التقديم للعمل أو الالتحاق بالجامعة، لذلك من المهم تعلم كيفية كتابة رسالة بنوعيها، وهذا ما يوضحه المقال.
كتابة رسالة غير رسمية
الرسالة الغير رسمية هي رسالة بلهجة عربية أو إنجليزية بسيطة، ولها نوع من الود والحب أو الرومانسية والكلمات الرقيقة، ولا يُشترط بها الكثير من التدقيق اللغوي ولا يشترط الالتزام بالعديد من قواعد كتابة رسالة، وهي موجهة للأصدقاء أو الأحباب ولا يصلح أبدًا توجيه هذا النوع من الرسائل إلى جهة رسمية، ومن النقاط التي يجب مراعاتها عند كتابة رسالة إلى صديق ما يلي:
- كتابة عنوان المرسِل في أعلى الزاوية اليمنى للرسالة، والعنوان يجب أن يحتوي على اسم البلد والرقم البريدي والمدينة واسم الشارع ورقم المنزل، وهذا بهدف تسهيل عملية الرد على هذه الرسالة.
- كتابة التاريخ باليوم والشهر والسنة أسفل العنوان، سواء كتابته بالأرقام أو الحروف، ومن الأفضل كتابة تاريخ يوم كتابة الرسالة وليس وقت إرسالها، حتى يدرك الصديق أو الحبيب الوقت الذي تم فيه كتابة الرسالة والظروف المحيطة بكتابة الرسالة.
- كتابة جسم الرسالة والذي عادة ما يتكون من 3 أقسام، القسم الأول وهي المقدمة، وهي كتابة اسم الصديق المرسَل إليه مرفقًا بالتحية، مثل كلمة عزيزي أو صديقي أو مرحبًا، مع جملة تحية افتتاحية وقد تكون جملة مشهورة ما بين الصديقين، القسم الثاني وهو موضوع الرسالة، سواء بالسؤال عن حال الصديق أو اخباره بأهم الأخبار الجديدة، أو طلب رأيه في شيء، وكل تلك الكلمات من الأفضل أن تكون ودية وكأن الكاتب يتكلم بشكل تلقائي مع صديقه في الحياة الواقعية، والقسم الثالث والأخير هي الخاتمة، ومن أفضل كلمات الخاتمة المفضلة عند الكثرين، هي: تحياتي أو أتمنى رؤيتك أو سماع أخبارك.
- التوقيع: وهو آخر أجزاء الرسالة الغير رسمية أو الودية، ويمكن أن يكتب كاتب الرسالة ما يميز رسائله عن غيرها، باستخدام صيغة معينة في الختام، مثل: أطيب الأمنيات، أو صديقك العزيز، أو مع حبي، ويُلاحظ أن هذا التوقيع يحتوي على كلمات طيبة وودية بسيطة، مرفقة بكتابة اسم المُرسِل أو صاحب الرسالة بخط يده للتأكيد بأنه هو كاتبها.
عند كتابة رسالة ودية يجب الاهتمام بطريقة كتابة الرسالة، حتى تكون شخصية وفيها نغمة ودية بين الأصدقاء، وجعل الجُمل حديث عن المشاعر ليشعر الصديق بقرب صديقه على الرغم من المسافات، وكذلك الكتابة باللغة السليمة، حتى يتمكن الصديق من فهم محتوى الرسالة بشكل جيد، واستخدام علامات الترقيم هو أمر مهم جدًا لتسهيل فهم محتوى الرسالة، وبالنهاية سيكون من الأفضل مراجعة الرسالة حتى لا يتم كتابة شيء بشكل خاطئ يفهمه الصديق بطريقة تختلف عما أراد صاحب الرسالة التعبير عنه.
كتابة رسالة رسمية
تعلم كيفية كتابة رسالة رسمية هو أمر في غاية الأهمية حتى في العصر التكنولوجي الحديث، لأن الرسائل الإلكترونية نفسها يجب مراعاة الأساليب الصحيحة في الكتابة فيها، حين تكون موجهة لجهة حكومية أو طلب للالتحاق بالجامعة أو التقدم للعمل في الشركات الكبيرة، ومن أهم قواعد كتابة رسالة رسمية ما يلي:
- العنوان : إن كانت الرسالة باللغة العربية فيتم كتابة العنوان أعلى يسار الرسالة، وإن كانت باللغة الإنجليزية فأعلى اليمين، إن كان صاحب الرسالة شخص واحد فيجب كتابة عنوانه الشخصي ومن أسفل العنوان رقم هاتفه الأقرب إليه، وإن كان صاحب الرسالة هي شركة أو مؤسسة فيتم كتابة عنوان الفرع الرئيسي ورقم هاتف الشركة، يتم كتابة العنوان في عدة سطور، السطر الأول هو العنوان بالتحديد، والسطر الثاني عنوان الشارع التي تقع فيها الشركة أو صاحب الرسالة، والسطر الثالث مدينة المرسِل والرمز البريدي الخاص بالمدينة، مع وضع شعار الشركة في أعلى الصفحة أو في وسطها.
- التاريخ : يُكتب التاريخ أسفل العنوان، مع ترك مسافة سطر فارغ بين التاريخ والعنوان، وهو أمرًا ضروريًا خاصة إن كان المرسِل شركة، أو لغرض دفع الأجور أو قبول أو رفض طلب ما، وهذا الأمر ضروريًا من الناحية القانونية أيضًا.
- بيانات المرسَل إليه : في الخطوة التالية يجب كتابة البيانات الكاملة التي تخص المرسَل إليه الرسالة، بعد التاريخ مع ترك مسافة سطر فارغ، يُكتب اسم المرسَل إليه بلقبه الوظيفي أو بالتحية الرسمية مثل سيد أو سيدة، ثم عنوانه ويبدأ أولًا بالشارع ثم المدينة وأخيرًا الرمز البريدي للمدينة.
- التحية : بعد الانتهاء من المقدمة الأساسية والبيانات، تبدأ الرسالة الرسمية بالتحية، وعادة ما تكون جملة عزيزي السيد أو السيدة، مع ذكر الاسم الأول من الشخص وليس الاسم الأخير، وهذه التحية تُكتب في سطر منفرد في البداية بعد ترك مسافة سطر فارغ بعد البيانات.
- نص الرسالة : من الأفضل أن تزيد الرسالة الرسمية عن ثلاثة فقرات، الأولى يتم ذكر سبب ارسال الرسالة فيها، والثانية يتم إعطاء توضيح أكبر، والثالثة تلخيص لغرض الرسالة أو ذكر المطلوب من المرسَل، وبالطبع لابد للجمل أن تكون لبقة ورسمية، لا توجد بها أي نوع من اظهار المشاعر أو الأفكار الشخصية، ومباشرة وواضحة المعاني، وكلمات مضبوطة لغويًا ونحويًا، مع مراعاة استخدام علامات الترقيم في مكانها الصحيح لتتضح الرسالة.
- انهاء الرسالة : نهاية الرسالة الرسمية لابد أن تكون بسيطة وملائمة، مثل: فيض التحية، أو خالص الشكر، وغيرها من الجمل اللبقة، ومن ثم أسفل الخاتمة يتم ترك فراغ لكتابة توقيع المرسِل أو ختم الشركة، وبعد الانتهاء من كل تلك القواعد لابد من إعادة النظر مرة أخيرة إلى الرسالة والتدقيق فيها لإصلاح الأخطاء اللغوية إن وجدت وتنسيق الرسالة بشكل أفضل.